Die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU ¨¹ber die elektronische Rechnungsstellung bei ?ffentlichen Auftr?gen ist in Baden-W¨¹rttemberg durch ¡ì 4a E-Government-Gesetz Baden-W¨¹rttemberg (EGovG BW) sowie durch die am 20. M?rz 2020 im Gesetzblatt ver?ffentlichte E-Rechnungsverordnung Baden-W¨¹rttemberg (ERechVOBW) erfolgt.

Durch diese Regelungen werden alle Auftraggeber nach ¡ì 98 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschr?nkungen, f¨¹r die die Vergabekammer BW zust?ndig ist (also auch die Hochschule f¨¹r Technik), ab 18. April 2020 zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet, die nach Erf¨¹llung von ?ffentlichen Auftr?gen in einem der europ?ischen Norm 16931 entsprechenden Format (XML-Dokumente) ausgestellt wurden. Ausnahmen bestehen f¨¹r Rechnungen mit geheimhaltungsbed¨¹rftigen Daten sowie f¨¹r Bar- und Sofortzahlungen.

Eine elektronische Rechnung im Sinne des  E-Government-Gesetz Baden-W¨¹rttemberg (ERechVOBW) ist jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird, wenn es in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, ¨¹bermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments erm?glicht.

F¨¹r Auftragnehmer ist die Ausstellung und ?bermittlung der e-Rechnung derzeit noch freiwillig. Ab dem 01.01.2022 gilt die Verpflichtung bei einem Rechnungsbetrag ¨¹ber 1.000 € (ohne USt.). Ab dem 01.01.2026 sind alle Rechnungen als e-Rechnung einzureichen.

Bis zur Verpflichtung der e-Rechnungen k?nnen einfache pdf-Rechnungen an pdfrechnung(at)hft-stuttgart.de gesandt werden.

Neben dem von der deutschen Verwaltung entwickelten Standard XRechnung akzeptiert der Rechnungseingang der Hochschule f¨¹r Technik auch andere strukturierte Rechnungsformate, sofern auch sie konform zur Norm EN 16931 oder ZUGFeRD 2.0 sind.

Grunds?tzlich ist es den Rechnungsstellern ¨¹berlassen, wie sie Rechnungen in einem der zugelassenen Rechnungsformate erzeugen. Es ist davon auszugehen, dass alle g?ngigen ERP-Systeme hierzu eine Erweiterung anbieten.

Die Hochschule f¨¹r Technik nimmt nicht am Zentralen Rechnungseingang teil. Da die Rechnungen direkt im Posteingang der Hochschule eingehen, wird hier auch keine Leitweg-ID ben?tigt.

Elektronische Rechnungen sind in dem Format aufzubewahren, wie sie empfangen wurden, vgl. die Grunds?tze zur ordnungsm??igen F¨¹hrung und Aufbewahrung von B¨¹chern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Ein Ausdruck der Visualisierung gen¨¹gt nicht.